Zapewne każdy w Was korzysta rzadziej lub częściej z aplikacji Microsoft Excel (arkusz kalkulacyjny). Do tego programu ludzie podchodzą bardzo przyjaźnie albo … z konieczności;) Dzisiaj pokażę kilka przydatnych szablonów, które mogą ułatwić twoją pracę z tym programem, a być może sprawią, że zaprzyjaźnisz się z Excelem na dobre.
Synchronizacja kalendarza Google, plan zajęć, kalkulator pożyczki, konwerter walut czy też harmonogram pracy i ewidencja obecności pracownika to tylko kilka z wielu tysięcy oferowanych szablonów przez MS Excel. Zazwyczaj gdy otwieramy pusty szablon nie przychodzi nam do głowy, żeby poszukać naszego zadania w szablonach. Wiem o tym, bo sam od razu zastanawiam się jak coś zaprojektować możliwie najprościej. A przecież najprostszym krokiem jest poszukanie odpowiedniego szablonu i przekształcenie go pod nasze potrzeby. Niejednokrotnie szablon będzie już zawierał makra, które zautomatyzują Twoją pracę, pomimo że się na nich kompletnie nie znasz.
Na początku jak szukać odpowiedniego szablonu ? Szablony są podzielone na różne kategorie: Biznes, Osobiste, Wykazy, Zarządzanie finansami, Budżety, edukacja oraz wykresy. W zależności czego ma dotyczyć nasz szablon Excela wybieramy odpowiednią kategorię, która zawęża nam pole poszukiwań. Jest ich więcej, ale zobaczysz je dopiero gdy wejdziesz na stronę Microsoftu. Wybrałem 10 szablonów, które szczególnie przykuły moją uwagę oraz z których sam korzystam:
- Ewidencja obecności pracownika
- Tabela prostego kalkulatora pożyczki
- Budżet miesięczny
- Budżet trendów w wydatkach
- Prosta faktura w Excelu z podatkiem lub bez
- Śledzenie projektów jako obliczanie czasu pracy. Oś Czasu
- Rejestr środków trwałych
- Ewidencja przebiegu pojazdu
- Miesięczny raport sprzedaży
- Spis wyposażenia pracowników
- Ewidencja obecności pracownika to gotowa aplikacja stworzona w Excelu. Aplikacja wskazuje nam najważniejsze statystyki, jest stworzona dla 5 pracowników, ale oczywiście możemy ją rozszerzyć na kolejnych. Aplikacja wskazuje m.in. Liczbę dni na zwolnieniu lekarskim, ilość dni urlopu wykorzystanego oraz ilość dni pracujących danego pracownika. W zależności od tego czy nasza firma w jakieś dni ma zaplanowane dni wolne, mamy w arkuszu możliwość wpisania ich na specjalną listę w zakładce „Dni wolne w firmie”. Dzięki aplikacji możemy w szybkim tempie zwizualizować sobie dziennik obecności pracowników. Jest w Excelu również szablon o nazwie Tygodniowa dokumentacja czasu pracy, który można wykorzystać jako kalkulator do naliczania wynagrodzenia dla pracownika. Jest on do pobrania w załączniku do artykułu, ponieważ znalazłem w nim mały błąd, który poprawiłem i dzięki temu możesz skorzystać z niego w pełni.
- Tabela prostego kalkulatora pożyczki to szybki sposób na weryfikację propozycji, którą otrzymamy z banku oraz na zilustrowanie sobie rat w konkretnym okresie. Więc jeśli myślisz o zaciągnięciu kredytu na rozwinięcie działalności warto sięgnąć po ten prosty kalkulator i zobaczyć jak będzie wyglądała jego spłata.
- Budżet miesięczny, to stworzona aplikacja w formie szablonu, którą możemy wykorzystać w małej firmie lub w domu. Służy do szacowania przychodów oraz wydatków miesięcznych. Jest bardzo intuicyjna. W podsumowaniu widzimy procent wydanego przychodu oraz zestawienie wydatków oraz przychodów na wykresie. Doskonała aplikacja dla kogoś, kto na bieżąco stara się monitorować sytuację finansową.
- Budżet Trendów w wydatkach to bardziej zaawansowana aplikacja, dzięki której możemy stworzyć sobie roczne zestawienie w formie wykresów naszych wydatków. Jest dość skomplikowana na początek, ale w pierwszym arkuszu znajdziecie porady i małą instrukcję jak z niego korzystać.
- Prosta faktura w Excelu. Jeżeli poszukujesz darmowego sposobu na wystawiania faktur w MS Excel to ten szablon jest właśnie dla Ciebie. Excel daje możliwość wystawienia prostego rachunku oraz pełnej faktury VAT. Aplikacja zasadniczo nie różni się od programu do wystawiania faktur. To prosty program, w którym po wpisaniu zmiennych takich jak nazwy firm, nazwę produktu, ilość i kwotę sam dokonuje pozostałe obliczenia. Po zapisaniu sobie faktury w formie PDF jest gotowa do wysłania lub wydrukowania dla klienta.
- Oś czasu, jest ciekawą infografiką rozwoju danego projektu. W Excelu znajdziemy kilka szablonów osi czasu. Dzięki nim możemy przeglądać rozwój projektu z perspektywy czasu. Śledzenie projektu zaś to ciekawy sposób na kontrolowanie stanu przeprowadzonych prac oraz na kontrolę czasu pracy pracowników. Pozwala to oszacować możliwy termin realizacji danego projektu. Aplikacja jest prosta. W arkuszu Konfiguracja zmieniamy nazwy pracowników a w arkuszu Śledzenie projektów wypełniamy dalsze zmienne.
- Rejestr środków trwałych to propozycja dla osób, które same prowadzą księgowość swojej działalności gospodarczej. W prosty i szybki sposób możemy sobie stworzyć plik Excela na bazie szablonu oraz obliczyć szacowaną wartość odzyskania. Mamy od razu Ewidencję środków trwałych.
- Jeśli w swojej firmie posiadasz samochód, w którym potrzebujesz prowadzić ewidencję przebiegu to ten szablon znacznie ci ją ułatwi . Pliku niestety nie da się zapisać w dokumentach Google, aby działał poprawnie, jednak na komputerze działa oraz prezentuje się poprawnie. Uważam wręcz, że jest to bardzo fajna sprawa mieć ewidencję w formie elektronicznej, bo nie trzeba tutaj nic obliczać, wszystko mamy na przysłowiowej tacy. Jeśli Twój pracownik często podróżuje autem to wypełnienie tej aplikacji będzie mu zajmowało kilka minut po każdej podróży, jeśli będzie wypełniał arkusz systematycznie.
- Miesięczny raport sprzedaży zainteresuje zapewne grupę handlowców, osób prowadzących działalność gospodarczą oraz pracowników dużych firm, w których systematycznie mają przesyłać raporty sprzedażowe. Plik stworzony jest bardzo estetycznie. Znajdziemy w nim 3 arkusze danych. Pierwszy służy do wprowadzania, drugi jest sporządzonym raportem sprzedaży oraz trzeci – prognoza sprzedaży. Prognoza sprzedaży jest rozłożona na 6 wykresów, które ukazują historię sprzedaży oraz prognozy: miesięczną, kwartalną, roczną oraz strumień przychodów.
- Spis wyposażenia pracowników. Jeżeli prowadzisz średniej wielkości firmę, z pewnością chcesz mieć kontrolę nad wyposażeniem swoich pracowników. Nie tyle będzie to potrzebne, aby sprawiedliwie dysponować sprzętem w Twojej firmie, ale będzie to przede wszystkim miało wpływ na wiek urządzeń, które mają swoje okresy eksploatacji. Dzięki temu szablonowi będziesz mógł zinwentaryzować sobie zaplecze każdego pracownika przypisując do niego odpowiednie przedmioty, które wykorzystuje w pracy. Będziesz wiedział z dokładnością do jednego dnia, jaki jest wiek każdej pozycji.
Napisz w komentarzu, czy korzystasz z szablonów na co dzień i jeśli tak, to które Tobie najbardziej przypadły do gustu.