Pojęcie pracy zdalnej czy też wirtualnego biura nie jest w branży IT niczym nowym, jednak w związku z obecnymi zagrożeniami oraz przeciwdziałaniem rozprzestrzenianiu się koronawirusa COVID-19 bardzo wiele firm, powołując się na ustawę, która właśnie weszła w życie, zezwala, a coraz częściej nawet zleca pracownikowi pracę z domu.
Jeśli jesteś w podobnej sytuacji i masz możliwość, aby twoi pracownicy pracowali zdalnie, to mam dla Ciebie dobrą wiadomość! W związku z powyższym Microsoft udostępnia swoją usługę Teams, która przez pół roku będzie darmowa (choć nie dla wszystkich).
Postaram się krótko opisać, na czym polega działanie tej aplikacji. Przede wszystkim mamy możliwość tworzenia grup dla odpowiednich działów, czyli niezależnych od siebie zespołów, które mogą się komunikować, wymieniać plikami, dzwonić do siebie czy też tworzyć konferencje, aby doprecyzować szczegóły konkretnych projektów. Dzięki temu nie musimy wychodzić z domu, aby zorganizować spotkanie z pracownikami. W szybki sposób dodamy też pliki, te zapisywane są w chmurze OneDrive, na których może pracować wiele osób jednocześnie, a mowa tutaj o plikach pakietu Office 365 (z małą uwagą, że np. pliki Excela nie mogą być skomplikowane i zawierać makr, ponieważ nie zadziałają one w wersji online). W darmowej wersji mamy wprawdzie tylko 2 GB dostępnej przestrzeni dyskowej, ale w wersji premium już 1 TB. Warto tu zaznaczyć, że Microsoft zapewnia, że przez 6 miesięcy będziemy mogli wykorzystać potencjał całej aplikacji MS Teams w wersji premium wraz z pakietem Office 365 E1 zupełnie za darmo, o czym możecie poczytać tutaj: https://businessstore.microsoft.com/pl-pl/create-account/signup?offerid=CF4A479A-2119-4ef2-83D1-37CF8460EADA&dl=STANDARDPACK&ispolaris=1&ali=1&products=cfq7ttc0k8r1:0001
To dobra alternatywa, lecz niestety nie dla wszystkich. Jak się bowiem okazało po przeszukaniu informacji w internecie i rozmowie z konsultantem Microsoftu, do 6-miesięcznego testu aplikacji mogą przystąpić tylko duże firmy, na nazwijmy to „specjalnych warunkach”. Mianowicie, firma musi posiadać konto Office 365 oraz mieć managera konta przyznanego z ramienia Microsoftu, czyli w praktyce firma już płaci za część kont Office 365. Taka firma może skontaktować się z managerem, który dostarczy specjalny kod aktywujący wersję trial.
A co z małymi firmami, które chciałyby wprowadzić w obecnym czasie pracę zdalną?
Dodajmy, że chodzi oczywiście o opcje płatne :), chociaż konsultant sam wyszedł z pewną propozycją:
Dla wszystkich bazujących dotychczas na skrzynkach mailowych, które działają topornie i nie są tak bezpiecznie czy też wysyłających dokumenty tekstowe i arkusze do komentowania drogą mailową zawsze jest to swego rodzaju ułatwienie w pracy zdalnej. Czy uruchamianie takiej metody na krótką chwilę ma jednak sens? Dwa miesiące zlecą szybko a my już od pierwszych dni będziemy się zastanawiali, co później, bo przecież kolejne zmiany to utrata historii, co może zaburzyć ciągłość działania w firmie czy też wprowadzić po prostu chaos, nie mówiąc o generowaniu dodatkowych kosztów, które wynoszą średnio 5 Euro za 1 konto miesięcznie. Przy 1 osobie nie są to może duże kwoty, ale przy np. 100 to już zupełnie co innego.
Dlatego mamy dla was alternatywy ;)
Oczywiście Teams nie jest jedyną aplikacją tego typu, bo tak naprawdę większość z tych możliwości daje nam również darmowy Gmail. Mamy w nim pocztę i kalendarz (który notabene idealnie współpracuje z Androidem, a większość z nas korzysta z telefonów opartych na tym systemie), spotkania on-line realizujemy za pomocą Meet, czatujemy na Hangouts, a dokumenty, również te z programu Microsoft Office, wymieniamy w mobilnych arkuszach, dokumentach czy też prezentacjach. Tak jak Microsoft, Gmail też ma swoją wersję profesjonalną w formie G-suit, a po więcej opcji, jakie dają płatne konta, zapraszam na strony dedykowane:
https://products.office.com/pl-pl/microsoft-teams/free
https://gsuite.google.com/intl/pl/
Komunikację w obrębie firmy i działów można też stworzyć w dodatkowych dedykowanych programach, jak np. Slack, który jest nie tylko komunikatorem, ale rozbudowaną platformą do komunikacji wewnętrznej opartą na chmurze. Jeśli prowadzisz jakiś projekt, w który jest zaangażowana grupa osób, to slack wydaje się najlepszą alternatywą dla wyżej wymienionych aplikacji do komunikacji, ograniczając przy tym komunikację mailową. Możemy również przesyłać pliki oraz tworzyć wiele grup do komunikacji, w tym np. dokumenty Google czy podpiąć dysk Google do aplikacji. Program dostępny jest za darmo i używać go można z dowolną liczbą osób. Ograniczeniem tej wersji jest jednak fakt, że można przeszukiwać i przeglądać tylko do 10 tysięcy najnowszych wiadomości, a ewentualna integracja z aplikacjami i serwisami trzecimi ograniczona jest do 10. Kolejne 3 płatne plany (Standard, Plus, Enterprise), polegające na subskrypcji, oferują znacznie więcej funkcji, w tym nielimitowane archiwum wiadomości oraz integrację, statystyki użytkowania czy szybkie wsparcie producenta, bez których można się obejść ;)
Obecna sytuacja może również wpłynąć na wzrost zakupów w firmach, bo przecież na czymś trzeba pracować, zwłaszcza jeśli w firmie posiadacie tylko komputery stacjonarne! Dlatego warto rozejrzeć się w ofertach i zakupić sprzęt poleasingowy, który będzie znacznie tańszym rozwiązaniem niż nowe komputery, zwłaszcza przy dużej liczbie pracowników. Jak już pisałem w innym tekście, dbamy o jakość sprzętu oraz udzielamy na sprzęt poleasingowy 12-miesięcznej gwarancji, którą można przedłużyć niskim kosztem nawet do 3 lat. Dzięki temu będziesz miał pewność, że sprzęt wytrzyma długi czas, a zapłacisz za niego ⅓ ceny. A jakie konkretnie modele wybrać? Dobrymi propozycjami są laptopy serii HP EliteBook 820 12” czy HP EliteBook 840 14”.
Pierwszy model HP EliteBook 820 G2 to 12,5” laptop, który sprawdzi się dobrze do pracy, zwłaszcza jeśli w domu posiadamy monitor, ponieważ możemy go za grosze wyposażyć w stację dokującą. Laptop posiada 8 GB pamięci RAM, matrycę FullHD, procesor i5 5. gen., a w połączeniu z dyskiem SSD możemy nabyć go już za ~920 zł brutto, czyli 747 zł netto. Jeżeli przyjmiemy, że firma wysyła do pracy zdalnej 10 pracowników, daje to koszt tylko 7,5 tysiąca złotych… za 10 (słownie: dziesięć) laptopów klasy biznes! 12” to natomiast idealny sprzęt do częstego przemieszczania, lekki, zgrabny, można wrzucić go do dowolnej torby, po prostu ideał dla tych, którzy potrzebują mieć sprzęt zawsze ze sobą.
https://hs.pl/pl/p/HP-EliteBook-820-G2-12%2C5-FHD-i5-5300U-8GB-noHDD-Windows-8-Pro-COA/3124
Jeżeli szukasz dla pracowników większego sprzętu, to HP 840 powinien spełnić oczekiwania, bo jest wyposażony w matrycę 14”, która w zupełności wystarczy do komfortowej pracy. W odróżnieniu od poprzednika, 840 G2 posiada procesor i5 czwartej, piątej czy nawet szóstej generacji. Jeśli dołożymy do niego dysk 240 GB SSD, to na stronie sklepu hs.pl możemy go nabyć już od 999 zł brutto!
W tym przypadku również zalecam zakup ze stacją dokującą, bo dzięki niej można szybko stworzyć sobie miejsce pracy, gdzie wystarczy jedno kliknięcie, aby podłączyć do komputera cały sprzęt, np. dwa monitory, drukarkę i inny potrzebny osprzęt.
https://hs.pl/pl/p/HP-EliteBook-840-G3-14-FHD-i5-6200U-8GB-RAM-noHDD-Windows-8-Pro-COA/4061
Jeśli zaciekawiły Was nasze rozwiązania, zapraszam na stronę https://hs.pl, gdzie znajdziecie więcej dobrego i pewnego sprzętu, dzięki któremu nawet w sytuacji kryzysowej zapewnicie swojej firmie ciągłość działania. Jeżeli macie pytania, piszcie śmiało, odpowiemy na każde z nich i postaramy się fachowo dobrać sprzęt do zapotrzebowania.
